Comment organiser un événement ?
Que vous organisez un salon, un festival, une soirée ou un concert, cela requiert une planification minutieuse et une réflexion approfondie sur chaque étape. De la création du concept, jusqu’au lancement de la billetterie et la promotion de l’événement, voici les étapes clés à suivre pour organiser un événement et assurer son succès.
Trouver un concept
Avant toute chose, la première étape dans l’organisation d’un événement réussi est de définir précisément son objectif. Vous souhaitez rassembler des professionnels autour d’une thématique spécifique ? Réunir un public autour d’une thématique précise ou d’un genre musical ? ou simplement offrir une expérience unique à vos participants ?
Une fois cet objectif clarifié, il est temps de trouver une thématique qui vous passionne et qui s’aligne avec vos valeurs. Ce thème doit être à la fois pertinent pour vous et captiver vos participants.
Une fois l’objectif définit et la thématique choisie, vous devez créer un univers différenciateur autour de tout cela. C’est ce qui fera l’identité et la force de votre événement, c’est sa capacité à se démarquer dans un marché très concurrentiel.
Il ne suffit pas de choisir un thème populaire, vous devez le traiter d’une manière unique, en y ajoutant votre touche personnelle. Cela peut passer par un concept innovant ou un cadre hors du commun, le tout visant à offrir une expérience inoubliable à vos participants.
Définir l’identité visuelle de l’événement
Pour marquer les esprits, il est crucial de travailler l’identité visuelle de votre événement. Cela commence par définir un concept graphique en adéquation avec la thématique choisie. Il doit refléter l’esprit de votre événement, que ce soit dans un style élégant, moderne, ou plus avant-gardiste.
N’hésitez pas à ajouter un élément différenciant, quelque chose qui rendra l’identité visuelle reconnaissable au premier coup d’oeil. Cela peut être un symbole, une couleur dominante ou une typographie atypique.
Le logo est l’élément le plus important, c’est l’emblème de votre événement. Il doit être pensé et créé avec beaucoup soin car il apparaîtra dans toutes vos communications. C’est clairement la carte d’identité de votre événement.
En parallèle, il peut être pertinent de créer une charte graphique qui sera pour vous un guide pour l’utilisation des couleurs, des typographies, des images, ect. L’objectif est que tout doit rester cohérents sur l’ensemble des supports de communication.
Réussir à décliner cette identité visuelle de manière uniforme est essentiel pour créer une certaine unité dans la communication. Le public doit retrouver le même fil conducteur sur tous les supports, qu’il s’agisse du site web, des flyers, des posts sur les réseaux sociaux ou vos campagnes de mails.
Stratégie de commercialisation
L’une des premières choses à faire dans l’organisation d’un événement réussi, est d’établir une bonne stratégie de commercialisation.
À commencer pour le calcule des coûts fixes comme la location de la salle, les frais techniques, ou encore les rémunérations des intervenants.
À cela s’ajoutent les coûts variables, tels que les frais de restauration ou les dépenses liées aux imprévus. Une marge doit toujours être prévue pour couvrir les aléas qui peuvent surgir lors de l’organisation.
Il est ensuite important de déterminer vos sources de revenus. Les partenariats avec des marques, la vente de billets, ou encore le soutien de sponsors sont autant de leviers à activer pour équilibrer votre budget.
Afin d’ajuster vos offres, il est primordial d’identifier les différents profils de vos participants. Selon qu’il s’agisse de professionnels, d’étudiants, de passionnés, les attentes varient, et vos offres devront s’adapter : tarif réduit pour les early birds, des options pour les personnes à mobilité réduite (PMR), des pass VIP, des pass 2 ou 3 jours, etc.
Enfin, il est impératif de choisir la bonne TVA à appliquer aux billets. Les différents taux de TVA applicables sont fixés par le Code général des impôts, et dépendent de nombreux critères.
Préparer votre site web
La page web dédiée à votre événement sera probablement le premier contact entre vous et vos participants. Il est donc nécéssaire qu’elle soit claire, attrayante et à jour avec toutes les informations importantes. N’hésitez pas à personnaliser ce site aux couleurs de la charte graphique de votre événement.
Sur cette page, vous devrez mettre en évidence les informations clés telles que : la date, l’heure, le lieu de l’événement, mais aussi une description convaincante pour inciter vos participants à réserver leur place.
N’oubliez pas d’inclure toutes les informations pratiques, telles que les **conditions d’accès.** Sil il y a un parking disponible, indiquer si il y a plusieurs entrées ou encore les transports en commun qui peuvent conduire vos participants jusqu’à votre événement.
Les biographies des intervenants ou des artistes doivent également être mises en avant pour donner un aperçu des personnalités qui rendront votre événement unique. N’hésitez pas à intégrer le programme des activités, des showcases, des animations… pour intriguer davantage votre public.
Ajoutez une dimension visuelle immersive en ajoutant des galeries photos et vidéos. Cela aidera vos participants à se plonger dans votre univers.
Créer une FAQ permettra de répondre aux questions fréquentes des participants, facilitant ainsi l’expérience utilisateur et limitant le support client.
Préparer la diffusion de l’événement
Une fois le site de votre événement prêt, il est temps de passer à sa diffusion.
Avant de commencer, il est important de comprendre de quels canaux viennent vos participants et quel format de communication les atteint le mieux. En fonction de ces résultats, vous pourrez choisir les canaux de diffusion les plus adaptés. Ça peut être : réseaux sociaux, campagnes d’e-mails, ou même partenariats avec des influenceurs ou des médias.
Ensuite vous devez fixer des objectifs de communication. Qu’attendez-vous de chaque action menée ? Ça peut être l’augmentation des réservations de billets, le partage d’informations, ou l’engagement des participants sur les réseaux sociaux.
Le message que vous souhaitez faire passer doit également être soigneusement élaboré. Il doit être à la fois clair, percutant et en adéquation avec l’identité de votre événement.
Afin d’être le plus organisé possible, nous vous conseillons d’établir un rétroplanning des actions à mener pour suivre un calendrier précis et d’éviter les retards ou les oublis.
Choisir la bonne billetterie en ligne
Le choix de la billetterie en ligne est un autre aspect déterminant pour votre organisation et la planification de votre événement.
La plateforme doit être simple d’utilisation, rapide à prendre en main et vous offrir une autonomie suffisante pour gérer vous-même votre événement et votre billetterie.
Sélectionnez un partenaire billetterie, qui vous propose l’accompagnement d’une équipe d’experts en cas de problème.
Vérifiez que vous ayez la possibilité de bien accéder à vos données, notamment pour le suivi des ventes et la récolte d’adresses mails pour faire des campagnes d’e-mailing.
Choisissez une billetterie qui propose une personnalisation ultra poussée que ce soit sur des billets, badges, site web ou autres documents. L’idéal est également de choisir une billetterie en ligne, dont le délai d’avance de trésorerie est rapide afin de ne pas bloquer votre budget.
Vous avez des partenaires et vous souhaitez leur offrir le possibilité d’envoyer des invitations ou des codes de réductions ? Choisissez la billetterie qui propose un module partenaires. Il vous permet d’inclure vos exposants dans le remplissage de votre événement en leur offrant un espace avec un quota de codes ou d’invitations à envoyer à leurs contacts.
Certaines billetteries, offrent également des outils de marketing afin de communiquer sur votre événement comme : un CRM, des liens trackés, la possibilité d’intégrer vos outils de marketing…
Enfin, certaines plateformes offrent des solutions de suivi des performances, permettant d’analyser l’impact de vos campagnes et de communiquer efficacement sur votre événement.
Promotion et lancement de la billetterie
Une fois votre billetterie configurée et il est maintenant temps de la lancer et d’en faire la promotion. Récupérez vos liens de diffusion et assurez-vous de les partager sur tous vos canaux de communication.
L’intégration d’un widget billetterie directement sur votre site web est également un moyen efficace de faciliter l’achat des billets.
Il est important de suivre régulièrement les ventes en temps réel sur votre tableau de bord pour ajuster votre stratégie si nécessaire.
Prévoyez aussi un système de support client solide pour répondre aux éventuelles questions ou préoccupations des participants.
En suivant ces différentes étapes, vous avez toutes les clés en main pour organiser un événement réussi, qui captera l’attention de votre audience et restera gravé dans les mémoires.
Et si on avait créé une un document regroupant toutes ces étapes pour vous aider ?
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