Évènementiel et protection des données – RGPD

Le règlement général sur la protection des données (RGPD) est enfin arrivé ! Cette loi s’applique à toutes les entreprises qui traitent des données personnelles sur le territoire européen. Elle permettra de purifier le marché de toutes les pratiques abusives et frauduleuses en responsabilisant les entreprises, et de renforcer le droit des citoyens en leur donnant le contrôle de leurs données personnelles.

Yurplan vous propose une infographie des points essentiels à connaître sur la nouvelle réglementation :   

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Et pour vous organisateurs d’évènements ?

Le secteur de l’événementiel est très concerné par cette nouvelle mise en application. Les organisateurs d’événements ont en effet accès à différentes données sur leurs participants : noms, prénoms, adresses email, mais aussi diverses informations récoltées via les formulaires d’inscription, ainsi que des données liées à la réservation comme le montant dépensé ou l’heure d’accès à l’évènement par exemple.

Il est donc nécessaire pour les professionnels de l’évènementiel d’établir avant tout une relation de confiance avec les participants pour pouvoir obtenir leur consentement lors de la récolte de leurs données. Les organisateurs ont pour obligation de protéger les données de leurs contacts de la commercialisation !

Yurplan a déjà fait le gros du travail pour vous simplifier la tâche. Ce qui a été mis en place chez Yurplan :

• Un DPO (Data Protection Officer) a été nommé chez Yurplan. Il s’occupe de la protection de vos données.
• Un registre de traitement a été rédigé pour recenser tous les traitements de données réalisés par Yurplan, et ce dans l’optique de remplir notre obligation de documentation imposée par le RGPD. Se référer à la politique de confidentialité pour plus d’informations sur ces traitements.
• Nous avons fait le tri parmi les traitements de données pertinents, et nous avons modifié notre code source en conséquence afin de répondre aux exigences du Règlement Général sur la Protection des Données.
• Nous avons rédigé notre politique de confidentialité pour informer les utilisateurs des divers traitements de leurs données, des finalités de chaque traitement, où sont stockées ces données et comment. De plus, tous vos droits sur vos données sont aussi détaillés dans cette politique de confidentialité. Vous pouvez accéder, modifier, supprimer vos données, mais vous disposez aussi du droit à la portabilité de celles-ci. Une charte sur l’utilisation des cookies sur le site Yurplan est également disponible.
• Nous avons revu les conditions de sécurité du site ainsi que de notre environnement de travail (charte informatique interne à Yurplan, règlement intérieur, hébergement du site sécurisé sur des serveurs AWS Amazon Web Services).
• Nous avons mis à jour nos différentes conditions générales (d’utilisation, de billetterie, des organisateurs) pour refléter tous ces changements.

Sachez que les données que vous avez précédemment pu récolter avant l’entrée en vigueur de la loi ont été récoltées légalement sur Yurplan. Vous n’avez donc rien à craindre sur la légalité de ces informations.

Ne vous reste plus qu’une petite partie du travail à effectuer, celle concernant les formulaires d’inscription et les questionnaires de satisfaction pour vos futurs évènements !

Si vous décidez de récolter des informations personnelles sur vos participants via l’inscription ou un formulaire de satisfaction, pensez bien à demander le consentement de ces personnes si ces données ne sont pas nécessaires pour établir l’inscription (ex : demander le numéro de téléphone s’il n’est pas indispensable pour entrer sur l’évènement), afin de leur préciser le but de cette récolte de données. Si vous estimez qu’une question est obligatoire, vous devrez obligatoirement spécifier au participant pourquoi il est obligé de répondre à cette question, dans quel but. C’est désormais obligatoire !

En application sur Yurplan, si vous rendez une question obligatoire, vous devrez spécifier dans la description de la question par exemple, à quoi va vous servir cette réponse.

Par exemple, ajoutez un optin dans le formulaire si vous désirez utiliser cette future liste pour envoyer des newsletters.

Pour mettre cela en place, c’est très simple, il vous suffira sur Yurplan d’ajouter une question de type “Choix unique” dans le formulaire :

Titre : « J’accepte que l’organisateur utilise mon adresse email pour m’envoyer des informations promotionnelles »

Modalité de réponse : Oui ou Non. Les participants n’auront qu’à choisir l’option qui leur convient lors de la réservation pour vous affirmer leur choix ou non d’utiliser leurs informations. 

Ainsi, grâce par exemple à votre outil de CRM, vous pourrez savoir quelles personnes vous autorisent à utiliser leurs données personnelles ou pas, et ainsi pourrez entrer en contact uniquement avec les personnes qui l’ont décidé !

Dernier détail et non des moindres : Le lien de désinscription reste obligatoire ! Ne l’oubliez pas dans vos communications ! Ce lien est de base inclus dans votre outil de communication sur Yurplan.