Comment bien choisir la date de son événement
Vous devez choisir parfaitement la date et l’horaire de votre événement en fonction de plusieurs critères. Pour cette raison, l’étape de la planification était capitale. Retrouvez des éléments qui vous aideront dans le choix de votre date.
Prendre le temps de choisir la date de son événement : pourquoi c’est important ?
Que vous organisiez un rendez-vous corporate, un anniversaire d’entreprise, un salon ou encore un festival, vous avez tout intérêt à porter une attention particulière sur votre date pour éviter de vous retrouver avec une salle à moitié vide.
Il peut exister plusieurs raisons qui pousseraient vos participants à délaisser votre événement :
– Un événement sportif régional de grande envergure a lieu le même jour
– Un événement concurrent s’organiser pendant la même date
– C’est un jour qui ne convient pas au rythme de votre cible de participant.
S’en rendre compte au dernier moment n’est jamais agréable et il est difficile de limiter la casse en si peu de temps… Et pourtant, il est possible d’avoir une vision, en amont, de l’ensemble des événements professionnels et grand public programmés sur une date pour anticiper ce genre de situation. Prendre le temps de choisir la date de votre événement contribue au bon remplissage de votre jauge.
Analyser les disponibilités de votre cible
Le choix de votre date dépend du type de votre événement et de votre cible. Les jours de semaine de jeudi à vendredi pourraient être pratiques pour les spectateurs dans le milieu du B2B (séminaire, networking, rencontres professionnels).
Les spectateurs du secteur B2C, par contre, trouveront certainement plus pratique de participer à des événements le week-end. De même pour un événement culturel ou lié au loisir.
Pour les événements plus long, pensez qu’il est bien plus pratique pour vos participants de prendre un ou deux jours de congés pour un événement qui se déroule du jeudi au dimanche que de prendre la semaine complète. De plus, proposer quelques jours en semaine et en week-end vous permet de toucher plus de monde.
Questionner votre audience
Les spectateurs de votre événement devraient être votre principale priorité lorsque vous sélectionnez la date de votre événement. La meilleure manière de proposer une date qui leur convient : c’est de leur poser la question. En sondant le disponibilité de votre audience, vous assurez une date qui convient au plus grand nombre.
Avec l’usage d’un outil de questionnaires en ligne, vous pouvez directement sonder les besoins de vos futurs participants. Par un email ou directement via une application mobile, vous ne prenez plus vos décisions d’organisation seul mais avec les personnes les plus impactées par vos choix.
Garder un œil sur les événements déjà organisés
Difficile de faire sortir du lot ses événements dans la « jungle événementielle » actuelle ! Pour assurer une fréquentation économiquement convenable, il est préférable de sélectionner avec attention la date de son événement, en prenant en compte :
– Les créneaux déjà préemptés par des manifestations culturelles ou sportives importantes,
– Les dates où des événements professionnels du même secteur sont déjà organisés.
Pour ceci, pas d’autre choix que de vous lancer dans une veille. Événement public, politique, sportif, religieux, grande fête nationale : éviter ces dates pour assurer une grande part de participation. Gardez évidemment un œil sur les événements concurrents avec lesquels vous partagez des spectateurs. Il pourrait être judicieux de cartographier tous les événements concurrents sur un calendrier pour avoir une vision d’ensemble et choisir un moment calme.
Ne pas oublier les dates de vacances ou jour fériés
De manière général, on vous conseille de rester hors des périodes de vacances ou des jours fériés. Les gens réservent généralement leurs voyages longtemps à l’avance dans ces périodes puisqu’elles sont très attractives.
Prendre le temps qu’il faut pour votre organisation
Il vous reste énormément de travail de planification et de promotion avant l’événement. La date que vous choisissez devrait vous laisser suffisamment de temps pour tout faire correctement et que le résultat soit réussi. Elle doit aussi prendre en compte les obligations de vos prestataires ou du lieu que vous avez choisi pour votre événement. Gardez à l’esprit que les sites et fournisseurs auront des périodes de fortes demandes.
Il en va de même pour les animateurs et intervenants ou artistes que vous souhaitez booker pour votre événement. Si leur emploi du temps ne coïncide pas avec la date que vous avez choisi, ils ne viendront pas.
La date est choisie ? A vous de la diffuser partout
Une fois la date confirmée, ajoutez-la au calendrier de votre site web, et commencez à la crier sur tous les toits. Annoncez-la sur les réseaux sociaux, à votre liste d’emails, diffusez là sur tout vos canaux. La date doit faire partie intégrante de la promotion de votre événement et c’est une information qui doit être très facile à trouver pour vos participants.
Toutes les problématiques des organisateurs d’événements sont sur notre blog, n’hésitez pas à parcourir nos articles !
