Pourquoi est-ce important de récupérer les données de son événement ?
Optimisez chaque aspect de votre événement grâce à la récolte de vos données ! La collecte de données vous permettra de mieux comprendre le comportement et les attentes de vos participants. L’occasion de communiquer efficacement et de manière simple et rapide les informations essentielles concernant l’organisation de votre événement.
Rappel RGPD
Le règlement général de protection des données (RGPD) est un texte réglementaire européen qui encadre le traitement des données de manière égalitaire sur tout le territoire de l’Union Européenne. Il est entré en application le 25 mai 2018.
Les normes RGPD s’appliquent à toutes les entreprises traitant des informations personnelles de leurs clients sur le territoire européen. Elles permettent de responsabiliser les entreprises quant au respect de la vie privée des citoyens et de leurs données personnelles.
Donc concrètement pour vous, ce règlement protège vos participants de toutes exploitations abusives ou transmissions à des tiers de leurs informations personnelles sans leur accord ou sans informations préalables. C’est pour cela qu’au moment de l’achat d’un billet, vous devez demander à vos participants, le plus souvent à l’aide d’une case à cocher, s’ils acceptent l’utilisation de leurs données à d’autres fins que les vôtres ou pour l’envoi de communications commerciales. Vous devez également toujours leur permettre de s’opposer à ses prospections.
Voici un récapitulatif de la CNIL sur la prospection commerciale par email.
Pourquoi est-ce important de suivre ses données ?
Il est crucial de suivre ses données pour plusieurs raisons essentielles. Tout d’abord, en analysant les données des participants à un événement, vous pouvez mieux comprendre leur comportement, leurs préférences et leurs besoins.
Cette compréhension approfondie vous permet de personnaliser davantage l’expérience de l’événement, en proposant des contenus, des activités ou des services qui correspondent précisément à leurs attentes. Cela peut conduire à une augmentation de la satisfaction des participants et à une fidélisation accrue.
Le suivi des données vous permet aussi de mesurer l’efficacité de votre événement et de vos efforts marketing. En examinant des métriques telles que le taux de participation, le taux de conversion, ou encore le retour sur investissement (ROI), vous pouvez évaluer la performance de votre événement par rapport à vos objectifs initiaux. Cette évaluation vous donne des indications précieuses sur ce qui a fonctionné et ce qui peut être amélioré pour les événements futurs.
De plus, en respectant les normes RGPD, vous montrez votre engagement envers la protection de la vie privée de vos participants. Utiliser les données collectées uniquement dans le but de fournir des informations pertinentes sur l’événement démontre une transparence et une éthique dans la gestion des données, ce qui renforce la confiance et la satisfaction des participants.
Quelles données peut-on collecter ?
En tirant parti des données événementielles collectées, vous pouvez prendre des décisions éclairées pour évaluer la réalisation de vos objectifs, améliorer votre stratégie marketing événementielle et affiner chaque aspect de votre événement tout au long de son cycle de vie.
Ces données vous offrent des perspectives précieuses sur le succès de votre événement, vous permettant d’identifier les points forts et les domaines à améliorer, de cibler plus efficacement votre public et de personnaliser l’expérience des participants.
Avant l’événement
- – Taux d’ouverture de vos campagnes d’e-mailings
- – Le taux de clic
- – Observer les conversations des inscrits sur les réseaux sociaux
Pendant l’événement
- – ROI
- – Taux de participation global (participants inscrits et présents)
- – Taux de no-show (participants qui inscrits mais qui ne sont pas venus)
- – Taux de participation spécifiques (participation à des ateliers, conférences…)
Après l’événement
- – Chiffre d’affaires de la billetterie
- – Temps passé à l’événement
- – Taux d’engagement (intérêt, questions, clics, commentaires)
- – Evolution du nombre d’abonnés sur les réseaux sociaux
- – Bilan de l’événement (budget, dépenses, dons…)
Comment récupérer les données de vos participants ?
Utilisez les formulaires en ligne pour récolter de la données
les organisateurs peuvent utiliser des formulaires d’inscription en ligne pour collecter des informations sur les participants avant l’événement. Ces formulaires peuvent inclure des champs demandant les informations de base, comme le nom et l’adresse électronique, ainsi que des questions plus ciblées sur les intérêts ou les besoins des participants.
Vous avez besoin de connaître l’heure d’arrivée des participants à votre évènement ? Ajoutez une question Date et heure à votre formulaire et prévoyez vos coursiers !
Vous voulez proposer de quoi se restaurer sur place et avez besoin de connaître les habitudes alimentaires de vos visiteurs ? Prévoyez le buffet en amont de votre évènement en posant la question dès l’inscription !
Avec les formulaires Yurplan, vous avez un outil vous permettant de créer tous les types de questions que vous souhaitez.
Centralisez-les dans un CRM
Un logiciel de gestion de la relation participants centralise automatiquement et facilite l’organisation des informations de vos participants dans un même outil. Dans notre cas, nous parlerons de CRM (Customer Relationship Management). Ce dernier permet de disposer d’une vision globale des informations concernant vos participants.
Vous pouvez tout autant rassembler l’ensemble des données déclaratives que le participant aura fournies lors de son inscription à votre événement, que des données comportementales le concernant.
Ces données permettent de les qualifier dans des groupes de contacts spécifiques, dans le but de communiquer avec les bonnes personnes au bon moment, et maîtriser la relation que vous entretenez ensemble.
Les liens trackés pour savoir de quels canaux viennent vos participants
les réseaux sociaux tels que Facebook, Twitter, Instagram, LinkedIn… peuvent être utilisés pour collecter des données sur les participants.
Au moment de communiquer sur votre événement, il est intéressant de diffuser le lien de sa billetterie en ligne sur ces différentes plateformes afin de faciliter la venue de vos participants.
Yurplan vous permet de créer des liens différents pour chacune de ces plateformes afin de traquer l’origine de vos ventes, et ainsi faciliter votre suivi
Prenez le temps de prendre connaissance des termes vos contrats
En temps de crise, il sera indispensable d’informer et communiquer à vos participants des quelconques changements d’organisation de votre évènement. Avec une solution adaptée, vous pouvez récupérer ces données facilement afin de communiquer rapidement en votre nom et à votre image.
Cependant, il est également possible que dans un contrat, il soit stipulé que vous ne pouvez pas avoir accès à ses données. Néanmoins, rien ne vous empêche de faire appel à la mise en place d’un protocole de partage de ses informations. En temps de crise, cela vous permettrait de communiquer le plus facilement possible avec vos participants. Pour autant, sachez que le contrat n’oblige en rien le partage de ces données.
Depuis 2011, Yurplan accompagne les organisateurs d’événements dans la gestion de leurs événements avec des outils aux fonctionnalités innovantes et en constante évolution grâce à nos équipes. Vous pouvez demander le suivi d’un expert pour vous conseiller et vous accompagner sur le bon déroulement de votre événement.
