Comment organiser une convention de fans ?

Que vous soyez une association, une entreprise ou encore un particulier, vous pouvez vous lancer de le projet d’organiser une convention de fans. Ce type d’événement revient un peu à faire le savant mélange d’un salon grand public et d’un festival. Vous devez apprendre à bien gérer votre planning pour ne pas vous retrouver submergé le jour J. Découvrez quelques conseils pour lancer votre convention et nos exemples de conventions réussies.

Prendre le temps de mettre à plat vos objectifs

Pour bien commencer, il est important de mettre clairement sur papier vos attentes. La réponse à la question : Pourquoi souhaitez-vous mettre en place une convention de fans ?

• – Avez-vous des objectifs de remplissage ?


• – Quels sont les revenus que vous devez générez ?


• – Quels critères de satisfaction voulez-vous retrouver chez vos participants ?

Il ne faut pas oublier que dans le cas d’une convention, l’objectif principal est généralement d’organiser un événement de qualité visant à faire plaisir aux fans.

Établir le budget disponible pour votre convention de fans

Votre budget tient compte de vos objectifs, mais également des gains potentiels et des risques de changement d’organisation de dernière minute. La gestion d’évènement est pleine de rebondissements. Météo capricieuse, retard d’un fournisseur, évolution des contraintes sanitaires : vous devez avoir une marge d’adaptation pour réagir sur le moment.

Pour financer votre événement vous pouvez faire appel au micro crédit ou encore au financement participatif. Ce sont des techniques qui ne sont pas uniquement dédies aux entreprises et que vous pouvez utiliser pour votre événement. La recherche de sponsors qui seront prêt à investir dans votre convention en échange de visibilité est également une excellente stratégie.

Choisir stratégiquement la date et le lieu

Vous devez choisir parfaitement la date et l’horaire. Ce choix se fait en fonction des disponibilités de votre cible et du temps que demande votre organisation. L’objectif est évidemment qu’un maximum de participants se rendent à votre convention.

Ensuite, le choix de votre lieu demande une activité de veille pour trouver le bon endroit qui surprendra vos participants. Dans le cas d’une convention, le lieu doit répondre à plusieurs critères :

• – Un grand espace ouvert pour accueillir tous les exposants et pouvoir naviguer tranquillement entre les allées. Vous pouvez aussi choisir un lieu avec plusieurs salles pour organiser des salles à thèmes avec des exposants du même type.


• – Des salles annexes si vous organisez des conférences ou des meetings.


• – Un espace de restauration.

Bien sur, vous pouvez aussi cassez les codes et vous challenger en dénichant un espace insolite pour votre convention. Il ne faut cependant jamais perdre de l’esprit que l’objectif de vos participants sera de se balader et rencontrer les exposants, apprécier les costumes et les animations que vous aurez choisies.

Préparer l’arrivée des exposants

Au moment du choix du lieu vous devez anticiper la disposition des stands. Ceci afin de garantir à chaque exposant l’espace nécessaire à ses prestations. Invitez les exposants et les artistes que vous souhaitez voir à votre convention. Vous pouvez aussi laisser un formulaire d’inscription directement sur votre site internet.

Pour préparer l’arrivée de vos exposants, il faut leur envoyer rapidement des informations :

• – techniques (espace, lieux…),


• – logistiques (disposition d’arrivée, date de fin…) sur l’événement.


• – à propos type de stands mis à disposition


• – sur les transports en commun disponibles et les possibilités de stationnement ect.

Faire une liste vous assurera de ne rien oublier. Ceci est valable pour vous, comme pour les partenaires de l’événement.

Vous pouvez rassembler toutes ces informations dans un document à envoyer à tous les intervenants de votre événements. Cela permet de limiter les échanges d’emails, d’appels, et de concentrer toutes les informations importantes dans un même document. C’est aussi un excellent moyen aussi de contractualiser votre prestation.

Envoyez ces informations le plus tôt possible pour être en mesure de répondre aux questions ou de rectifier votre organisation en fonction des réponses de vos exposants. Il ne faut pas oublier que les exposants et animateurs ont souvent leur propre entreprise à gérer. Ils ont besoin d’anticiper leurs déplacements à l’avance.

Remplir votre événement de vos fans

Évidemment, un des principaux objectifs de ce type d’événement est de réunir un maximum de visiteurs intéressés par votre thème et vos prestations. Pour assurer un bon remplissage n’oubliez pas de :

• – Lancer vos ventes de billets en ligne assez tôt. Vos participants bloquent leurs créneaux pour votre convention


• – Faire la promotion de votre événement sur tous vos canaux. Vous gagnez en visibilité et touchez un maximum de monde.


• – Envoyer des invitations. Aux participants de vos précédentes éditions, des entreprises, des associations, la presse … vous avez tout intérêt à inviter un maximum de monde pour gagner en visibilité et rentabiliser la venue de vos exposants.


• – Proposer à vos exposants d’inviter leur base de donnée. Vos exposants ont forcément une liste de clients intéressés par leurs produits. En les invitant, ils contribuent au remplissage de votre événement.


• – Proposer la vente sur place : pour les retardataires qui se décident au dernier moment.

Quelques exemples avec les convention de fans Geek

La Clermont Geek Convention

Pour cette nouvelle édition, les passionnés de mangas, cosplay, culture japonaise, jeux vidéos et comics étaient encore plus nombreux ! Plus de 15 000 participants se sont réunis dans la Grande Halle d’Auvergne pour l’édition 2022 de la Clermont Geek Convention les 19 et 20 mars.

Sur le site internet, il est possible de retrouver entre autre :

• – toutes les informations pratiques concernant la convention,


• – le lien vers la billetterie en ligne,


• – la programmation,


• – la liste des exposants et un formulaire d’inscription.

Pour sa diffusion, la convention était également présente sur Yurplan, Facebook, Instagram et Tik tok avec le hashtag #clermontgeek.

Pour le remplissage de son événement, la convention proposait la vente de billet en ligne mais aussi la vente sur place.

Les Geek Days de Lilles

Pour l’édition 2022 qui se déroulera les 14 et 15 mai, les organisateurs ont décidé de répartir les univers des Geek Days dans quatre zones distinctes :

• – IMAGINARY WORLD : La zone des grandes licences et de la culture de l’imaginaire.


• – CREATIVE CORNER : Le coin qui regroupe les esprits geeks et créatifs.


• – VIRTUAL ZONE : Le rendez-vous des adeptes de gaming et de e-sport.


• – HEART OF ASIA : Le cœur de la culture asiiatique dans toute sa diversité.

Les Geeks Days attendent plus de 15 000 visiteurs et près de 100 exposants et animations. Les visiteurs pourront participer à de nombreuses animations, visiter les stands des exposants ou encore rencontrer les invités lors de conférences publiques, de dédicaces ou de photoshoots.

La convention est présente sur Facebook, Twitter, Instagram et Linkedin. La billetterie de l’événement est également disponible sur Yurplan. Un communiqué est disponible sur le site internet pour être relayé dans la presse.

Pour préparer la venue des exposants, les Geeks Days propose une page dédiée détaillant le profil des visiteurs, des statistiques de visitorat, le profil des exposants et les modalités d’exposition.

Les Geeks Days auront également lieu à Rennes et Caen.

Avignon Geek Expo

Avignon Geek Expo revient en 2022 pour une cinquième édition qui s’annonce tout aussi riche que les précédents événements. La convention a réuni les fans de cinéma, d’effets spéciaux et de séries, de manga, de comics, de gaming, de VR ou de Cosplay le weekend du 12 et 13 février 2022.

Une fois de plus, ce sont les HALL A et B du Parc des Expositions d’Avignon qui ont accueilli le rendez-vous 100 % geek. Avec ses 7800 m² de surface au total, les visiteurs ont pu se balader aux divers stands, découvrir les goodies des exposants et profiter des animations mises à leurs dispositions.

Pour la diffusion de ses ventes en ligne, la convention était présente sur de nombreux canaux : Site internet, Yurplan, presse, Facebook, Instagram, Twitter, Linkedin, Tik Tok, Tumblr, Youtube mais aussi Twitch. Les ventes continuaient au parc des expositions pendant le week-end.

Après le week-end, la communication continue pour fidéliser les 16300 visiteurs qui ont participé ! La Geek expo revient sur les temps forts de son édition 2020 à travers une vidéo :

Nous vous accompagnons dans l’organisation de votre convention grâce à notre plateforme de gestion d’événements.