Pourquoi intégrer le digital dans sa stratégie évènementielle ?

Au vu de la conjoncture actuelle, avec une concurrence de plus en plus acharnée, passer au digital est un impératif. Sur des actions stratégiques comme opérationnelles, cela permet d’accroître sa visibilité, donc de se faire connaître et aimer.

Qu’est-ce que la transition digitale ? Quels sont les avantages pour une entreprise de passer au digital dans l’évènementiel ?

C’est donc un bon moyen de se différencier de ses concurrents. Cela dans le but de prendre des parts de marché, mais également de mieux travailler. En effet, vous allez automatiser les tâches contraignantes et gagner du temps, etde l’argent! Grâce aux nouvelles techniques digitales, les grosses structures n’ont plus la main mise sur le marché. Tout le monde peut aussi prendre sa part du gâteau ! A contrario, laisser de côté la digitalisation laissera des parts de marché conséquentes aux concurrents, qui auront eux probablement déjà été réactifs et franchi le cap !
Des chiffres? D’après une étude réalisée par le cabinet Roland Berger, les entreprises ayant opté pour une transformation digitale connaissent une croissance 6 fois plus forte que les entreprises ne l’ayant pas fait.

Comment mettre le digital au service de ses évènements ?

Nous passerons ici les étapes en amont comme le choix de l’évènement, du lieu, des licences. Voyons ensemble ce que la transition digitale implique dans l’évènementiel professionnel.

Avant l’évènement, la grande révolution va se trouver sur la partie gestion des invitations et des participants. En passant par le digital, les organisateurs d’évènements vont gagner du temps et de ce fait de l’argent. Voici comment !

De nombreux outils sont à la disposition des organisateurs d’évènements pour simplifier et automatiser des tâches répétitives qui prennent du temps, dans le but de booster la productivité des collaborateurs. Cela permettra aux collaborateurs de se focaliser sur des tâches prioritaires.

Intéressons nous tout d’abord au coeur de l’évènement. Parlons de ce qui fera la réussite ou non de l’évènement : les participants, ou visiteurs. Grâce au digital on pourra remettre ces personnes au centre de la stratégie ! C’est l’occasion de leur faire vivre une expérience personnalisée !

Comment cela ?

Gestion des inscriptions et des invitations

Exit les billets et badges d’entrée au format papier! Devoir se rendre à un guichet physique pour réserver n’est plus d’actualité : coûteux en argent pour l’organisateur, et peu pratique pour les futurs visiteurs. Grâce aux nouveaux outils en ligne, les personnes pourront s’inscrire directement depuis chez eux, recevoir leurs billets sur leur smartphone et/ou l’imprimer en un clic.

L’évènement nécessite l’envoi d’invitations ? C’est la même chose, plus besoin d’envoyer des invitations papier par la poste! Tout se fait en ligne en quelques clics : création d’un mail d’invitation et envoi de l’invitation aux personnes concernées. La nouveauté par rapport à une campagne papier “classique” sera l’analyse des retombées. L’organisateur sait désormais qui a retiré son invitation et pourra évaluer plus facilement en amont l’affluence à son évènement le jour J.

La solution digitale apporte en plus du côté pratique un côté écologique. De plus, avec l’envoi du récapitulatif d’inscription par mail ou via une application mobile, les futurs participants sont privilégiés. Ils retrouveront dans leur poche toutes les informations dont ils auront besoin pour mener à bien leur venue ! Une solution clé en main pour n’avoir qu’à profiter du moment. Ne pas oublier ce point : ce sont eux qui vont juger l’évènement et qui en feront le succès.

Le digital au service de la qualité

Un dernier point à aborder sur comment implémenter le digital dans sa stratégie évènementielle : l’étude de la satisfaction et de la qualité.

Dans le but d’améliorer la qualité des évènements, il est désormais possible grâce aux solutions digitales de prendre les avis des participants. Un questionnaire de satisfaction relié à sa base de données posé pendant ou après l’évènement, voilà de nombreux retours pris simplement pour améliorer en qualité la prochaine édition de l’évènement, comme vous pouvez le découvrir dans cet article. Le bénéfice est des deux côtés : l’organisateur a de précieux retours, et le participant se sent au centre de l’évènement en sachant que son avis compte ! Au delà de l’instant présent, si l’expérience se révèle positive pour eux, la fidélisation n’est qu’à un pas ! Vous pouvez lire notre article sur la relation client ici. 

Il existe également des techniques digitales pour tracker les visites, par exemple pour définir les zones chaudes et froides de l’évènement, les pics d’affluences. Toujours plus de données pour l’organisateur qui connaîtra tous les tenants et aboutissants de son évènement.

Comment mettre en place une telle stratégie ?

Il existe aujourd’hui de nombreux outils en ligne comme Yurplan qui permettent cette transition. Que cette transition se fasse avec une solution clé en main pour les plus aguerris, ou avec un chef de projet pour accompagner en douceur vers cette transition en bénéficiant d’une expertise, chaque organisateur pourra trouver la solution qu’il faut pour faire décoller ses évènements.