Mondial du Rugby amateur x Yurplan : La solidarité au coeur d’une première édition réussie

La toute première édition du festival mondial du rugby amateur s’est déroulée du 22 au 30 septembre 2023. Elle a réuni en tout 600 joueurs, 700 bénévoles et plus de 5000 spectateurs ! Céline Castellvi, la Chargée de projets du festival nous partage son expérience dans l’organisation de l’événement.

De quelle volonté est né le tout premier festival mondial du rugby amateur ?

L’événement est né quasiment en même temps que 2 projets solidaires que nous avons créé :

• – Le rugby 2 rue : qui propose une découverte et une pratique du rugby dans des quartiers, il se développe dans 7 villes et forme des jeunes à l’animation et à l’accompagnement au rugby.

• – Le rugby @ school : Un projet pluridisciplinaire de 3 ans qui vise à développer chez chaque élève les valeurs du rugby : l’entraide, le respect, la bienveillance, le dépassement, l’engagement.

Mais le festival mondial de rugby amateur est l’idée d’une petite équipe de 2 personnes : Jérémy Teissier, président depuis 2016, du club du rugby de Digne-les-Bains et Mathilde Ricesso Amigas, Directrice générale du Festival Mondial du Rugby Amateur.

L’objectif était de réunir les mêmes poules que la coupe du monde officielle et nous avons réussi à rassembler 16 clubs amateurs venus du monde entier dans sept villes qui ont accueillies la compétition (Port-de-Bouc, Saint-Maximin, Arles, Saint-Raphaël, Sisteron, Manosque, Digne-les-Bains). Chaque pays avait ensuite ses propres ambitions, elles étaient différentes d’un pays à un autre.

Quels ont été les principaux défis rencontrés lors de l’organisation de cette première édition ?

Nous avons rencontré plusieurs défis qu’on a bien réussi à surmonter par la suite. Dans un premier temps, il fallait combiner les désirs de chaque équipe présente lors du tournoi afin de pouvoir satisfaire tout le monde et rendre ce moment agréable.

Ensuite, il y a eu le défi de la billetterie, nous étions un événement avec plusieurs dates à plusieurs lieux différents et avec des tarifications différentes, il fallait être très rigoureux sur sa conception et sa gestion.

La communication a également été un enjeu de taille, heureusement nous avons été accompagnés par l’agence REVOLUTIONR. Au final, l’événement a été une vraie réussite car tous nos objectifs ont été dépassés. En quelques chiffres, nous avons atteint les 1 milliard de vues, l’équivalant à une valeur publicitaire estimée à 9 millions d’euros.

Pour conclure, j’ajouterai qu’on a été globalement en sous-effectif, mais malgré cela c’était super intéressant et extrêmement formateur. Tout s’est joué sur la collaboration et la solidarité entre nos équipes et les 700 bénévoles qui nous ont aidé durant l’événement.

Quelle a été votre stratégie pour organiser tous les matchs et remplir les stades ?

Une organisation bien rodée

Nous avons décidé de définir des pôles pour bien cadrer les groupes de bénévoles, par exemple il y en avait un pour les stadiers, un autre pour les personnes en charge de la buvette, ect…

Il y avait aussi des personnes en charge de la billetterie qui scannaient les billets à l’entrée de chaque stade avant le début des matchs, certains s’occupaient de la vente de billets sur place grâce aux guichets….

Cette segmentation nous a vraiment permis de cadrer comme il fallait l’événement. Cette organisation a également permis aux bénévoles de se responsabiliser et devenir leader d’une équipe. Nous étions entourés de bénévoles engagés et autonomes ce qui était très appréciable.

Un public encadré par le placement numéroté

C’était essentiel pour nous de placer le public, surtout pour notre organisation. Ça nous permettait de gérer les flux de spectateurs, anticiper en amont les places restantes dans les différentes catégories du stade afin qu’on puisse placer nos bénévoles. Le placement numéroté a été une grande aide dans notre anticipation de remplissage.

Comment Yurplan vous a aidé dans l’organisation de votre événement ?

Yurplan nous a été d’une grande aide dans la gestion de la billetterie, notamment avec le placement numéroté qui nous a permis de bien anticiper et avoir une meilleure gestion de notre public.

On a beaucoup apprécié votre accompagnement, on a vraiment senti qu’on était accompagnés de professionnels, et grâce à ça, ce qui était un frein au départ est devenu une opportunité.

Durant l’événement nous avions plein de sujets à gérer, anticiper, organiser… Mais grâce à la billetterie de Yurplan, on a pu être tranquilles sur ce point et nous concentrer sur autre chose.

Les guichets de ventes sur place ont été également d’un grand secours, les billets sortaient rapidement et avec une bonne impression. Ça nous a permis de faciliter l’entrée des participants tout en donnant une bonne image. Notre organisation est devenue plus fluide grâce à cela.

Quelle est la fonctionnalité que vous recommandez chez Yurplan ?

Je recommanderai les guichets de ventes qui sont importants lors de gros événements comme le nôtre. Le système d’invitations aussi est intéressant, de notre côté, on les imprimait et on les distribuait aux partenaires et en interne.

Quels conseils donneriez-vous aux personnes qui souhaitent mettre en avant le rugby à travers un événement ?

Le rugby est un sport d’équipe, donc c’est important d’avoir cet esprit en interne. Je conseille de savoir travailler à plusieurs, apprendre à s’associer, déléguer et faire confiance aux bénévoles surtout. Il faut les chérir car leurs soutiens sont importants dans de nos événements.

Un grand merci à Céline Castellvi pour son temps et pour cet échange ! Vous souhaitez en savoir plus sur notre solution pour vos événements ? N’hésitez pas à nous contacter pour discuter de votre projet.

Crédits photos : Festival Mondial du Rugby Amateur