L’agence Poisson d’avril x Yurplan : le festival Pharaonic évolue au rang de véritable marque

Le célèbre Festival de musique électronique Pharaonic, créé à Chambéry en 2015 et qui se déroule généralement en mars, a lancé son édition d’été en plein air à Cluses le 10 septembre 2022. Pour cette première Summer Edition, le festival a accueilli des DJs mondialement connus et régionaux et a réuni plus de 6 500 participants. Nous avons échangé avec Benoit Rastier, dirigeant de l’agence Poisson d’avril à propos de l’évolution de cet événement au rang de véritable marque.

L’agence Poisson d’avril

Poisson d’avril est une agence de communication événementielle spécialisée dans la conception, la mise en scène et l’organisation d’événements pour les entreprises, les institutions et les organismes. Elle organise une quarantaine d’événements par an, soirées, conventions que ce soit pour un public interne, un public professionnel ou le grand public.

Quelle évolution pour le festival Pharaonic ?

Le Pharaonic existe depuis 2015, nous en étions à la 6ème édition cette année. Nous avons déjà bien évolué depuis sa première édition. Nous avions lancé le projet pour dynamiser le territoire et faire rayonner la ville de Chambéry et l’agglomération à destination de la jeunesse. Le concept s’est lancé comme une discothèque géante : nous avons transformé la plus grande salle de spectacle de Chambéry en un dancefloor pendant toute une nuit.

En 2019, nous avions battu notre record et nous étions sur une belle lancée ! Les annulations de 2020 ont été très violentes, nous avons été contraints d’annuler 10 jours avant l’événement. Nous avons reporté l’édition 3 fois et en 2022 on sentait que le public avait besoin de se retrouver.

Cette année, nous avons eu la volonté de passer à l’extérieur à Cluses et c’est pour cette raison que nous avons ajouté une édition supplémentaire après le succès de Chambéry en mars avec 5 000 participants.

C’était un véritable challenge : on change de département ce qui demande à nos participants fidèles de se déplacer. On a misé sur nos participants, sur notre communication, sur la force de notre projet et ça a été une réussite : nous avons accueilli 6 500 participants pour cette première édition d’été.

Quelle stratégie pour assurer le remplissage du festival ?

Les réseaux sociaux : le canal incontournable pour les événements grand public

Nous avions bien sûr une stratégie de communication sur les réseaux sociaux avec Facebook et Instagram. Instagram marche beaucoup plus pour nous. On renvoie systématiquement vers le site internet où se trouve notre billetterie. Pour l’édition de Cluses, nous avons aussi fait de l’affichage pour toucher une nouvelle clientèle.

Développer des partenariats

Nous avons plusieurs types de partenaires, des partenaires médias, partenaires associatifs, des partenaires privés… Pour les remercier de leur implication dans notre événement, on leur envoie un certain nombre de places pour le festival. Nous avons utilisé les codes d’activation pour inviter nos partenaires sur le festival : c’était vraiment pratique.

Capitaliser sur la fidélisation des participants

Les participants qui sont déjà venus sont une cible très intéressante. Nous avons utilisé notre base de données pour réinviter les participants de 2019 avec un CRM. Maintenant nous allons prendre le temps d’analyser tout ça. De manière générale, le mailing fonctionne plutôt bien, l’important est de pouvoir personnaliser au maximum nos communications à notre image. Cette stratégie nous permet de rester en contact avec notre cible et on remarque cette année une belle augmentation des clics et de l’achat par ce canal.

Que dire sur la réussite du Pharaonic pour cette année 2022 ?

Une sensation de remplissage de dernière minute

Avec la Summer Edition de Cluses, nous avions un véritable challenge avec une nouvelle clientèle dans un nouveau territoire. Un facteur très important dans notre remplissage était le temps. On a remarqué que les gens prennent leur billet au dernier moment. 3 jours avant le début du festival c’était vraiment compliqué et stressant, aucune visibilité sur le remplissage.

On a vu une saturation des participants au dernier moment sur le site et on a fait plus de 800 ventes le jour J. Il faut réussir à inciter les participants à prendre leurs places bien plus en amont pour pouvoir anticiper.

Au-delà du remplissage : le festival Pharaonic devient une marque grâce à sa stratégie de vente

Avant, nous avions des billetteries un peu partout, l’objectif était de vendre un maximum, peu importe le canal. Nous n’avions pas accès aux données et aux listes de nos clients. C’est quand on a ressenti le besoin de maîtriser ça qu’on s’est tourné vers Yurplan, à partir de la 3ème édition.

Grâce à Yurplan, on maîtrise à 100% nos clients et notre image. On peut réinviter les anciens participants, on personnalise au maximum pendant la conception de la billetterie, on vend sur nos canaux. De cette manière, le festival Pharaonic est devenu une véritable marque.

Cette année, les participants venaient avec les tee-shirts du festival, on a construit une communauté vraiment fidèle.

Quelle est votre fonctionnalité préférée sur la plateforme ?

Ma fonctionnalité préférée sur la plateforme : le suivi des ventes. On peut analyser les retombées des campagnes de communication en direct et changer de mode d’action. Par exemple, ce qui a changé avec les premières années c’est qu’on remarque que de nombreux participants achètent leurs places en pleine nuit et principalement sur leur téléphone. Aujourd’hui, un simple guichet sur place ne serait pas intéressant pour nos ventes.

Aussi, on peut récupérer la trésorerie générée par les ventes avant la fin de l’événement. La billetterie représente 50% de la trésorerie de l’événement, c’est très important de pouvoir récupérer cette somme en cours d’organisation.

Est-ce que vous recommanderiez Yurplan ?

Avec Yurplan, nous avons une très bonne relation avec les équipes. C’est très bien que Nicolas soit venu pour accompagner le jour de l’événement. Les équipes réagissent vite, on travaille main dans la main pour améliorer les choses et construire le futur ensemble. On fait bouger les choses. L’outil est très intuitif et l’interface est conviviale.

Bien sûr je recommanderai la plateforme et je suis très fier de travailler avec Yurplan car je peux maîtriser à 100% les informations sur les participants, et ça, c’est super !

Quel projet pour le futur du festival Pharaonic ?

Nous allons commencer par analyser les retours des participants, nous avons prévu une enquête de satisfaction pour comprendre d’où viennent les gens surtout sur la Summer Edition.

On a pu constater quelques soucis de logistiques qu’il faudra anticiper pour la prochaine fois, également au niveau du contrôle d’accès ou encore de la gestion des batteries des participants. Avec l’utilisation du téléphone pour l’entrée sur l’événement ou encore le rechargement cashless, parfois les participants se retrouvaient sans batterie et nous avons tout intérêt à ce qu’il puisse filmer, prendre des photos, partager leurs expériences sur les réseaux sociaux pendant l’événement donc il faut travailler ce point.

Nous allons conserver ce système de Winter Edition à Chambéry et Summer Edition à Cluses. En extérieur, il est plus facile de faire évoluer la jauge. Il y aura aussi des soirées Pharaonic Party pour diversifier notre proposition.

Un grand merci à Benoit pour son temps et pour cet échange ! Vous souhaitez en savoir plus sur notre solution pour vos festivals ? N’hésitez pas à nous contacter pour discuter de votre projet.

Zoom sur les outils utilisés par le festival Pharaonic 🔎

– Billetterie en ligne

– Vente sur place

– Code d’activation

– Envoi d’invitations

– CRM et outils de campagne

– Contrôle d’accès