Comment organiser une soirée étudiante ?

Préparer une soirée étudiante peut sembler intimidant, mais ne vous inquiétez pas, nous sommes là pour vous aider ! Que vous organisiez une soirée étudiante à thème ou une soirée d’intégration, ces conseils vous permettront de créer une soirée inoubliable que toute votre école n’est pas prête d’oublier.

Déclarez votre événement et assurez-vous

Si vous organisez un événement par l’intermédiaire d’une association, celle-ci, en tant qu’organisatrice d’une manifestation publique, doit avoir une autorisation municipale ou préfectorale en fonction du territoire. En cas d’ouverture de débit de boissons, une autorisation sera délivrée pour les boissons de la catégorie I (sans alcool) et III (vin, bière, cidre, etc.).

Assurez-vous que votre responsabilité civile couvre l’intégrité physique des participants et des organisateurs, la sécurité des biens, ainsi que les vols.

Les associations sont couvertes pour la responsabilité civile dès leur création. Cependant, il est recommandé de contacter une compagnie d’assurance pour étendre les garanties et obtenir des conseils sur les dommages couverts par différents types de contrats dans le cadre de vos événements.

Choisissez un thème pour la soirée

Le choix d’un thème pour votre soirée étudiante peut ajouter une touche d’excitation et de créativité à l’événement. Un thème bien choisi peut créer une atmosphère captivante et engager les invités à s’apprêter.

Lorsque vous choisissez un thème, pensez aux intérêts communs des étudiants et à ce qui les enthousiasme. Que ce soit un thème rétro des années 80, une soirée costumée ou une fête sur le thème tapis rouge, assurez-vous de choisir quelque chose qui suscite l’enthousiasme et l’engagement des invités.

Une fois que vous avez choisi un thème, décorez la salle de manière à refléter l’ambiance que vous souhaitez créer. Utilisez des éléments clés qui rappellent le thème, comme des affiches, des lumières colorées et des accessoires de décoration. Cela aidera à créer une atmosphère immersive qui transportera les invités dans un autre univers.

Sélectionnez un lieu

Le choix d’un lieu approprié est essentiel pour garantir le succès de votre fête étudiante. Si vous disposez d’un espace suffisant chez vous, vous pouvez organiser la fête dans votre propre maison ou appartement. Assurez-vous simplement de prendre en compte la capacité d’accueil et de prévoir suffisamment d’espace pour les activités et les invités.

Si vous ne disposez pas de suffisamment d’espace chez vous, vous pouvez envisager de louer une salle ou de réserver un espace dans un bar ou une discothèque.

Assurez-vous de visiter les lieux à l’avance pour vous assurer qu’ils correspondent à vos besoins et à votre budget.

Lorsque vous choisissez un lieu, tenez également compte de l’emplacement et de l’accessibilité pour les invités. Optez pour un endroit facilement accessible en transports en commun et assurez-vous qu’il y a suffisamment de places de stationnement à proximité.

Prévoyez les boissons et la nourriture

Optez pour une variété de plats et de boissons pour plaire à tous les invités.

Si votre budget le permet, vous pouvez engager un traiteur pour préparer un buffet ou des plats spéciaux. Sinon, vous pouvez demander à chaque invité d’apporter un plat à partager. Cela permettra de diversifier les saveurs et de créer une atmosphère conviviale.

N’oubliez pas de prévoir des options végétariennes pour les invités qui ont des régimes alimentaires spécifiques.

Si vous servez de l’alcool lors de votre fête, assurez-vous de respecter les lois en vigueur et de mettre en place des mesures pour prévenir la consommation excessive. Fournissez également des options non alcoolisées et encouragez les invités à boire de manière responsable. N’hésitez pas à prévoir quelques éthylotests pour les conducteurs.

Planifiez des activités et la musique

Pour rendre votre fête étudiante encore plus mémorable, planifiez des activités et des divertissements qui garderont les invités engagés et divertis tout au long de la soirée. Organisez des jeux amusants et interactifs tels que un bière pong, des jeux de cartes, des quizz ou des karaokés.

N’oubliez pas de prévoir suffisamment d’espace danser afin que les invités puissent se déchaîner sur la piste de danse. Créez une playlist variée comprenant différents genres musicaux pour satisfaire tous les goûts ou alors faites appel à un DJ pour la soirée.

Gérez le budget de la fête

La gestion du budget de votre fête étudiante est essentielle pour éviter les dépenses excessives et les surprises financières désagréables. Avant de commencer à planifier votre événement, déterminez combien vous êtes prêt à dépenser et établissez un budget réaliste.

Faites une liste de toutes les dépenses prévues, telles que la location de la salle, la décoration, la nourriture et les boissons, le divertissement, les frais de promotion, etc. Ensuite, recherchez les meilleures offres et comparez les prix auprès de différents fournisseurs.

Si vous avez besoin de collecter des fonds pour financer votre fête étudiante, envisagez d’organiser des activités de collecte de fonds avant l’événement. Vous pouvez organiser une vente de pâtisseries, une tombola ou solliciter des sponsors pour obtenir des contributions financières.

Préparez les inscriptions à votre événement

Lors de l’organisation d’une fête étudiante, il est crucial de connaître le nombre de participants prévus afin d’éviter toute surcharge qui pourrait rendre la soirée chaotique et saturer l’espace de l’événement.

C’est là que la vente de billets devient interessante. En faisant appel à une plateforme de billetterie en ligne, vous pouvez prévoir des quotas de billets et différents tarifs comme des Early Birds, des VIP ou autre.

Les préventes sont également incontournables dans les soirées étudiantes : Vous accordé une réduction aux étudiants qui achètent leur place à l’avance.

Tout est digitalisé, vous n’avez même pas à imprimer les billets, les étudiants peuvent les télécharger sur leur téléphone dès qu’ils ont finalisé leur inscription.

Promouvoir la soirée

Sur les réseaux sociaux

Une fois que vous avez tout planifié, il est temps de promouvoir votre fête étudiante pour attirer un maximum de participants.

Créez des profils sur différents réseaux sociaux pour maximiser vos chances de toucher votre public. Communiquez les informations essentielles comme la date, le lieu, l’heure et le lien vers votre billetterie.

Si vous êtes dans une école, vous pouvez demander à l’administration de partager votre événement sur leurs propres réseaux sociaux pour accroître votre visibilité ! N’hésitez pas à solliciter également le BDE de votre école.

Avec des affiches

Créez des affiches attrayantes et distribuez-les sur le campus ou dans les lieux fréquentés par les étudiants. Vous pouvez également contacter des clubs ou des associations étudiantes pour les informer de votre événement et leur demander de le promouvoir auprès de leurs membres.

Utilisez le bouche-à-oreille pour faire passer le mot et encouragez vos amis à inviter d’autres personnes. Vous pouvez également envisager d’offrir des incitations, comme des réductions sur les billets ou des cadeaux pour ceux qui invitent un certain nombre d’amis.

N’oubliez pas de mettre un QR code sur vos affiches qui redirige vers votre billetterie afin de faciliter les inscriptions.

Assurer la sécurité lors de votre soirée étudiante

La sécurité des participants est une préoccupation majeure lors de l’organisation d’un événement. Assurez-vous de mettre en place des mesures de sécurité appropriées pour garantir que tout se déroule sans problème.

Engagez des agents de sécurité ou demandez à des amis de vous aider à gérer l’accès à la fête et à maintenir l’ordre. Veillez à ce que les sorties de secours soient clairement indiquées et accessibles en cas d’urgence.

De plus, les événements festifs, et notamment les soirées étudiantes sont propices aux situations de violences, à la drogue, au harcèlement, parfois sexiste / sexuelle entre étudiantes et étudiants.

Il est essentiel de redoubler de vigilance et de prévenir tous les incidents potentiels avec des mesures strictes.

Vous pouvez, par exemple, engager des agents de sécurité pour fouiller les sacs à l’entrée et intervenir en cas d’altercation. Au bar, proposez des caches gobelets et affichez des numéros à appeler en cas de besoin.

Alors, êtes-vous prêt à mettre l’ambiance ? Suivez nos conseils et préparez-vous à passer une soirée mémorable !

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